La scheda merceologica

Come si è accennato, si tratta di uno strumento indispensabile che ogni ristorante deve avere per essere sempre aggiornato sui consumi, sulle rimanenze e sulla gestione globale del magazzino.

Dalle informazioni contenute nella scheda merceologica, potranno essere effettuati gli ordini ai fornitori. In questo documento dovranno essere riportate, oltre alla descrizione merceologica di ogni prodotto (tipologia, forma, imballaggio, conservazione), anche la sua posizione nel magazzino, gli estremi amministrativi e contabili di ogni fornitore, i contratti stipulati con le aziende
fornitrici, i tempi di consegna, il prezzo aggiornato, la quantità di merce presente in inventario,
la quantità minima/massima accettabile, i saldi di magazzino.

L’uso del pc

Attualmente, grazie all’utilizzo dei moderni strumenti informatici, l’archivio cartaceo viene spesso sostituito da un database elettronico composto da schede merceologiche capaci di contenere migliaia di informazioni e di metterle rapidamente a confronto tra di loro.

È così possibile effettuare in modo semplice e in breve tempo una serie di operazioni complesse come: conoscere in tempo reale la giacenza di magazzino, verificare l’andamento dei consumi di ogni singolo prodotto nel periodo di tempo desiderato, dare vita a confronti tra tipologie di prodotti simili, valutare rapidamente le variazioni di prezzo di ogni prodotto. Particolare
molto importante, inoltre, è che questi dati di magazzino sono collegati alla contabilità generale dell’azienda.

Metodologie d’acquisto

È stato già ribadito che “acquistare per tempo, in quantità adeguata e a prezzo vantaggioso” sono le regole basilari di un’oculata politica degli acquisti.
Ma bisogna tener ben presente che la loro applicazione pratica può essere molto diversa in funzione della tipologia dei prodotti da acquistare, della categoria del locale e del fornitore prescelto.

La tipologia dei prodotti

Acquistare frutta e verdura o bottiglie di cognac può sembrare la medesima cosa, ma in realtà non lo è. È la stessa natura dei prodotti (freschi e deperibili i primi, da invecchiamento i secondi) a condizionare profondamente le modalità dell’acquisto (fornitore, quantità, stoccaggio, immobilizzo del capitale, prezzo, pagamenti).

Per questo motivo, individuate le principali tipologie di alimenti utilizzati nel ristorante, è più facile e oltremodo utile definire la giusta maniera di approvvigionamento.

Le principali categorie merceologiche da considerare in fase di acquisto sono dieci: frutta e ortaggi freschi, prodotti ittici freschi, carne fresca e frattaglie, salumi e carni conservate, prodotti ittici conservati, pasta e riso, scatolame, bevande analcoliche, pasticceria fresca e, infine, vini, liquori e acque minerali.

Per maggiore semplicità organizzativa, possiamo accorpare questi prodotti in quattro gruppi:
– prodotti freschi di breve durata;
– prodotti conservati di media durata;
– prodotti di lunga durata;
– bevande.

Acquisto dei prodotti freschi

In un locale di medio livello, i prodotti freschi, come il pane, le carni, il pesce, la frutta, la verdura, sono acquistati pressoché giornalmente o bisettimanalmente presso commercianti all’ingrosso o al minuto situati nelle vicinanze del ristorante.

Non esiste, quindi, la necessità di accumulare scorte per lunghi periodi.
Tenendo però conto che la quantità di prodotti freschi da ordinare può modificarsi frequentemente, è conveniente realizzare una previsione settimanale di consumo, cominciando a evidenziare l’andamento settimanale dei consumi nella scheda merceologica d’acquisto.

Sempre tra i prodotti freschi troviamo anche la pasticceria, generalmente di produzione industriale, che viene normalmente acquistata per il fine settimana.

Acquisto di prodotti conservati di media durata

Si tratta dei salumi e dei formaggi, alimenti che possono essere conservati per un tempo superiore rispetto ai prodotti freschi.

La maggior parte dei ristoratori si rivolge a grossisti specializzati ai quali vengono rivolte ordinazioni con cadenza quindicinale o mensile, in funzione del prodotto. In questo gruppo di alimenti rientra anche il caffè che, pur essendo un prodotto di lunga durata, è meglio acquistarlo frequentemente in modo da mantenere un aroma sempre fresco.

Nel controllo dei consumi sarà molto importante fare bene attenzione alle scorte giacenti in magazzino, in quanto si tratta di alimenti in genere costosi che, se acquistati in grande quantità, immobilizzano un elevato capitale essendo di lento smaltimento.

Acquisto dei prodotti di lunga durata

Per l’approvvigionamento di pasta, riso, scatolame, olio, conserve in genere, si tende a fare una certa scorta di magazzino, in quanto sono prodotti non deperibili e dal costo abbastanza contenuto.

L’acquisto è in genere mensile o bimestrale e i controlli sui consumi vengono fatti con la medesima cadenza. Attenzione però alle conserve particolari, quali salmone, caviale, paté; si tratta di prodotti molto costosi che è bene tenere sotto stretto controllo.

Acquisto delle bevande

Per quanto riguarda le bevande analcoliche e le acque minerali, quasi tutti i ristoratori fanno approvvigionamenti in grandi quantità in modo da non trovarsi mai scoperti. I rifornimenti sono per lo più mensili o bimestrali.

Il comparto delle bevande alcoliche (vini e superalcolici) non presenta particolari problemi di conservazione, ma solitamente richiede al ristoratore un elevato impegno di capitale.

Per questo motivo le aziende si riforniscono di vino direttamente dal produttore o da un grossista cercando di stipulare un contratto a lungo termine vantaggioso per entrambi.

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