food cost
La gestione degli acquisti nella ristorazione
Le regole su come acquistare le derrate alimentari
Il buon funzionamento di un’azienda ristorativa, come di ogni attività produttiva e di trasformazione, si basa in genere su una regola fondamentale: “vendere bene significa, innanzitutto, comprare bene”.
Questo concetto riassume in poche parole una serie di competenze specifiche indispensabili per la corretta gestione di un’attività commerciale, dove “si acquista della merce che è destinata a essere rivenduta”.
Nel settore ristorativo questa norma deve essere rispettata con attenzione particolare perché le merci trattate sono molto spesso deperibili e, quindi, devono essere comprate con la massima oculatezza.
La minore durata delle derrate acquistate obbliga, inoltre, a una razionale organizzazione e gestione del magazzino, disponendo e movimentando le merci in modo adeguato e predisponendo collaudate procedure di controllo dei prodotti stoccati.
Le regole basilari dell’acquisto
In un’attività di ristorazione l’acquisto del cibo è continuamente legato alle frequenti e imprevedibili oscillazioni del mercato esterno.
Gestendo in modo oculato le spese delle materie prime e il successivo immagazzinamento, si compie una delle funzioni più importanti di un’attività aziendale, che pone al riparo da sgradevoli sorprese in fase di bilanci consuntivi.
Acquistare in modo confuso e senza un metodo, molto spesso per mancanza di tempo, è estremamente negativo per un’attività ristorativa che avrà come conseguenza vita breve.
Per acquistare bene, oltre che un certo “intuito professionale”, è indispensabile seguire alcune regole fondamentali, messe in pratica grazie a specifiche tecniche operative.
Lo standard di acquisto
In un ristorante la decisione sugli acquisti da fare non può che partire dalla carta del menu, ossia dai prodotti che si vogliono offrire alla clientela. Per prima cosa sarà quindi indispensabile definire un elenco delle materie prime che saranno utilizzate nel locale.
Il passo successivo è quello di considerare la qualità delle merci che si desiderano acquistare.
Per fare questo è necessaria una certa competenza merceologica dei vari prodotti presenti sul mercato, grazie alla quale poter definire in modo preciso le caratteristiche che i prodotti devono avere per potere procedere all’acquisto.
In altre parole, è indispensabile specificare i requisiti qualitativi che devono possedere le diverse materie prime, sulla base delle preparazioni che si desiderano offrire e del tipo di clientela a cui ci si rivolge.
Se per esempio un ristorante ha inserito nel suo menu varie preparazioni di risotti “espresso”, dovrà utilizzare un tipo di riso che mantenga bene la cottura, abbia una buona resa nel piatto, assorba il condimento in modo adeguato, presenti una buona palatabilità senza essere né troppo gommoso né eccessivamente farinoso. Di conseguenza, i campioni di riso offerti da vari fornitori saranno esaminati sulla base di diversi test di cottura e solo quelli che supereranno la prova per la validità dell’acquisto saranno poi sottoposti a un’ulteriore selezione riguardante le quantità, il prezzo ecc.
Le informazioni di carattere merceologico e di resa gastronomica devono essere riportate in apposite schede sulle quali si annoteranno anche tutte le altre informazioni di carattere economico e contabile, dettagli utili per effettuare valutazioni consuntive o preventive sugli acquisti realizzati o futuri.
Il fabbisogno effettivo
La definizione del fabbisogno reale delle materie prime costituisce una fase fondamentale di una buona politica degli acquisti.
È ovvio che la quantità di merce da ordinare non è sempre la stessa nell’arco di un anno. Molti sono i fattori che possono condizionare le reali esigenze di un particolare tipo di prodotto, come il rinnovamento periodico del menu, i cambi di stagione, i flussi alternati di clientela.
In ogni caso, occorre sempre cercare di non trovarsi nelle due situazioni estreme che, se protratte, possono compromettere la buona gestione aziendale.
- La prima è quella di non fare scorte di magazzino e telefonare così al fornitore ogni qualvolta venga a mancare un prodotto. In questo modo il prezzo della merce non sarà sempre vantaggioso e, inoltre, si correrà il rischio di doversi accontentare di quello che si trova.
- La seconda situazione da evitare è l’eccesso di merci di rifornimento, soprattutto di prodotti deperibili o costosi, oppure di lento utilizzo. In questo caso, infatti, i costi di immagazzinamento (affitto dei locali, interessi sul capitale, scarti) potrebbero superare i ricavi derivati dagli sconti quantità ottenuti dal fornitore. Le regole fondamentali da ricordare sono quindi:
– acquistare per tempo;
– comperare in quantità adeguata;
– acquistare a un prezzo vantaggioso.
È ovvio che nella fase iniziale dell’attività, non conoscendo il volume delle vendite future, l’applicazione di queste regole è piuttosto difficile. L’importante in questo caso è fare rapidamente tesoro dell’esperienza annotandosi, fin dal primo giorno d’esercizio, l’effettivo consumo dei principali prodotti.
Continua....................................
Il Profit & Loss aziendale questo sconosciuto !
Condurre un ristorante basandosi esclusivamente sulla riduzione dei costi equivale a non gestirlo affatto!!
Un’azienda va gestita con lo scopo di farla crescere e prosperare, tanto da poter affrontare qualsiasi momento di crisi.
Per gestire un ristorante in modo sano è necessario effettuare una costante analisi dei costi e dei ricavi, tenendo traccia dei flussi che generano il profitto.
Una gestione proficua dell’azienda, passa esclusivamente dal P&L, Profit and Loss, cioè il conto “profitti e perdite”.
Saper leggere i numeri riportati in questo conto, ti consente di governare ed evolvere della tua azienda di ristorazione.
Senza aspettare di analizzare il bilancio, che come già sai è composto da Conto Economico, Stato Patrimoniale, nota integrativa e rendiconto finanziario che solitamente il consulente ti propone i risultati a fine anno.
Cioè quando i giochi sono ormai fatti.
Quello che devi conoscere dettagliatamente è che, il risultato del “Conto Economico è dato dal controllo di gestione” e dè l’unico documento che testimonia l’andamento della tua attività e quindi la ricchezza o l’indigenza della tua azienda.
Il P&L, o lo specchio del conto economico e serve ad evidenziare il risultato della tua azienda durante l’anno, e nello specifico:
- Quali ricavi hai generato
- Quali costi hai sostenuto
- Quale profitto hai ottenuto
Nello specifico, alla voce ricavi vengono riportati tutte le vendite che portano denaro all’azienda.
Nei ricavi puoi trovare la voce di menu (piatti e bevande), il noleggio sala agli eventi, i servizi extra venduti ai clienti,ecc.: tutto ciò che genera il corrispettivo economico.
Nei costi, invece, divisi in costi fissi e variabili, puoi trovare tutte le spese generate dall’esercizio.
I costi di produzione, di struttura e di servizio. Un ristorante performante, solitamente, gestisce la propria impresa riducendo al minimo i costi fissi e mantenendo inattivo i costi variabili in base ai ricavi.
Quando un ristorante riesce a raggiungere ricavi pari ai costi fissi e variabili ha raggiunto il punto di pareggio.
Ovvero il Break Even Point.
Sottraendo tutti i costi generati, al totale incassi, escludendo interessi, imposte e ammortamenti, si ottiene il MOL.
Il margine operative lordo.
Il MOL [Margine operativo Lordo], è il reddito prodotto dallo scambio commerciale, ma prima degli interessi passivi, delle imposte, delle svalutazioni e degli ammortamenti.
Questo Indicatore è forse, l’indicatore più rilevante nella gestione di un’attività imprenditoriale.
Consente di comprendere se l’azienda sta guadagnando e sta producendo ricchezza.
Quante imposte dovrai pagare (ecco perché è bene sapere tutto molto tempo prima) e quanto varrebbe se decidessi di venderla.
[In Inglese il MOL è identificato come GOP - Gross Operation Profit.]
Organizzazione del servizio di ristorazione 'per regole' o 'standard'.
Come saper organizzare un servizio ristorativo con buoni standard di qualità e con un corretto rapporto qualità/prezzo.
Negli ultimi anni si è assistito ad un rapido cambiamento da parte di una grande fetta della società dei modelli alimentari e del tipo di approccio con la ristorazione. Da un'alimentazione basata sulla "quantità" si sta passando ad un'alimentazione più razionale, più leggera, nutrizionalmente più equilibrata.
Nel campo della ristorazione si è passati dalla "grande abbuffata una tantum" (ceto popolare) o dal servizio di lusso, formale e barocco (ceto alto), alla richiesta di un servizio più piacevole, più accogliente, più cordiale, più efficace, con un migliore rapporto qualità/prezzo.
Si è assistito ad una crescita costante della ristorazione extra-domestica dovuta a cambiamenti nella vita sociale, ma nel contempo la spesa media per consumazione tende ad abbassarsi, sia perché il potere d'acquisto della famiglia media che non cresce nella stessa proporzione dei consumi, sia perché quando si esclude la ristorazione come momento conviviale, la richiesta in genere si indirizza verso una ristorazione semplice, veloce, economica.
Da qui il grande sviluppo dei modelli ristorativi alternativi (neo- ristorazione) come paninoteche, fast-food, pizza express, delivery. Nel versante ristorazione, se si escludono alcune catene straniere e qualche catena italiana che inizia ora a innestarsi nel sistema, l'attuale offerta nazionale appare ancora estremamente frammentata e disorganizzata ed è ben lontana dall'essere adeguata alle nuove richieste di mercato.
La maggior parte dei locali, anche se a volte fornisce un servizio valido, è gestita in modo 'approssimativo', con irrazionali costi di materia prima e di manodopera che puntualmente scarica sul cliente alzando i prezzi di vendita dei prodotti.
Essa si sostiene solo grazie al presenzialismo fisico del gestore che copre il numero di ore di lavoro di almeno 2-3 dipendenti (pur se il suo rendimento e estremamente più basso) e all'aiuto semigratuito dei suoi familiari. Quando viene mancare la disponibilità dei parenti o nei momenti di maggiore crisi come quella che stiamo vivendo, molti dei locali gestiti senza criteri scientifici falliscono: nell'ultima crisi del settore migliaia di locali ''tradizionali" hanno dovuto chiudere mentre il trend delle grandi catene ristorative è cresciuto costantemente.
Da queste considerazioni nasce la necessità di nuove forme di gestione e di modelli di organizzazione del lavoro nelle aziende. Tra questi la gestione per 'regole' o standard.
Il servizio per "regole" si contrappone al modello di servizio "per eccezioni".
Nella migliore delle ipotesi, cioè quando la gestione "per eccezioni" si identifica con la flessibilità o con procedimenti volti esclusivamente alla soddisfazione del cliente ( come è il caso della "cucina di mercato"), un simile servizio ha senso ed è apprezzato solo nella fascia di ristorazione medio-alta.
La logica conseguenza e l'abbandono progressivo di un simile modello ristorativo da parte della clientela.
Può apparire un metodo gestionale non adatto alle abitudini di chi da anni lavora in questo settore, un metodo dove la fantasia dei singoli viene repressa, ma la cucina e la ristorazione in genere non devono fare emergere l'estrosità (o la bizzaria) del cuoco o i sogni repressi del gestore; devono soddisfare il cliente e produrre utile.
La ristorazione nel suo complesso sta sempre più velocemente perdendo la connotazione di 'laboratorio artigianale' per diventare impresa industriale gestita con criteri produttivi e razionali.
