La gestione degli acquisti nella ristorazione

Le regole su come acquistare le derrate alimentari

Il buon funzionamento di un’azienda ristorativa, come di ogni attività produttiva e di trasformazione, si basa in genere su una regola fondamentale: “vendere bene significa, innanzitutto, comprare bene”.

Questo concetto riassume in poche parole una serie di competenze specifiche indispensabili per la corretta gestione di un’attività commerciale, dove “si acquista della merce che è destinata a essere rivenduta”.

Nel settore ristorativo questa norma deve essere rispettata con attenzione particolare perché le merci trattate sono molto spesso deperibili e, quindi, devono essere comprate con la massima oculatezza.

La minore durata delle derrate acquistate obbliga, inoltre, a una razionale organizzazione e gestione del magazzino, disponendo e movimentando le merci in modo adeguato e predisponendo collaudate procedure di controllo dei prodotti stoccati.

Le regole basilari dell’acquisto

In un’attività di ristorazione l’acquisto del cibo è continuamente legato alle frequenti e imprevedibili oscillazioni del mercato esterno.

Gestendo in modo oculato le spese delle materie prime e il successivo immagazzinamento, si compie una delle funzioni più importanti di un’attività aziendale, che pone al riparo da sgradevoli sorprese in fase di bilanci consuntivi.

Acquistare in modo confuso e senza un metodo, molto spesso per mancanza di tempo, è estremamente negativo per un’attività ristorativa che avrà come conseguenza vita breve.

Per acquistare bene, oltre che un certo “intuito professionale”, è indispensabile seguire alcune regole fondamentali, messe in pratica grazie a specifiche tecniche operative.

Lo standard di acquisto

In un ristorante la decisione sugli acquisti da fare non può che partire dalla carta del menu, ossia dai prodotti che si vogliono offrire alla clientela. Per prima cosa sarà quindi indispensabile definire un elenco delle materie prime che saranno utilizzate nel locale.

Il passo successivo è quello di considerare la qualità delle merci che si desiderano acquistare.

Per fare questo è necessaria una certa competenza merceologica dei vari prodotti presenti sul mercato, grazie alla quale poter definire in modo preciso le caratteristiche che i prodotti devono avere per potere procedere all’acquisto.

In altre parole, è indispensabile specificare i requisiti qualitativi che devono possedere le diverse materie prime, sulla base delle preparazioni che si desiderano offrire e del tipo di clientela a cui ci si rivolge.

Se per esempio un ristorante ha inserito nel suo menu varie preparazioni di risotti “espresso”, dovrà utilizzare un tipo di riso che mantenga bene la cottura, abbia una buona resa nel piatto, assorba il condimento in modo adeguato, presenti una buona palatabilità senza essere né troppo gommoso né eccessivamente farinoso. Di conseguenza, i campioni di riso offerti da vari fornitori saranno esaminati sulla base di diversi test di cottura e solo quelli che supereranno la prova per la validità dell’acquisto saranno poi sottoposti a un’ulteriore selezione riguardante le quantità, il prezzo ecc.

Le informazioni di carattere merceologico e di resa gastronomica devono essere riportate in apposite schede sulle quali si annoteranno anche tutte le altre informazioni di carattere economico e contabile, dettagli utili per effettuare valutazioni consuntive o preventive sugli acquisti realizzati o futuri.

Il fabbisogno effettivo

La definizione del fabbisogno reale delle materie prime costituisce una fase fondamentale di una buona politica degli acquisti.

È ovvio che la quantità di merce da ordinare non è sempre la stessa nell’arco di un anno. Molti sono i fattori che possono condizionare le reali esigenze di un particolare tipo di prodotto, come il rinnovamento periodico del menu, i cambi di stagione, i flussi alternati di clientela.

In ogni caso, occorre sempre cercare di non trovarsi nelle due situazioni estreme che, se protratte, possono compromettere la buona gestione aziendale.

1. La prima è quella di non fare scorte di magazzino e telefonare così al fornitore ogni qualvolta venga a mancare un prodotto. In questo modo il prezzo della merce non sarà sempre vantaggioso e, inoltre, si correrà il rischio di doversi accontentare di quello che si trova.
2. La seconda situazione da evitare è l’eccesso di merci di rifornimento, soprattutto di prodotti deperibili o costosi, oppure di lento utilizzo. In questo caso, infatti, i costi di immagazzinamento (affitto dei locali, interessi sul capitale, scarti) potrebbero superare i ricavi derivati dagli sconti quantità ottenuti dal fornitore. Le regole fondamentali da ricordare sono quindi:
   – acquistare per tempo;
   – comperare in quantità adeguata;
   – acquistare a un prezzo vantaggioso.

È ovvio che nella fase iniziale dell’attività, non conoscendo il volume delle vendite future, l’applicazione di queste regole è piuttosto difficile. L’importante in questo caso è fare rapidamente tesoro dell’esperienza annotandosi, fin dal primo giorno d’esercizio, l’effettivo consumo dei principali prodotti.

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